报关单证的完整性直接决定清关效率，企业需提前准备 “基础文件 + 监管文件 + 特殊文件” 三类材料。基础文件包括商业发票、装箱单、外贸合同、提单 / 运单，核心要求是信息一致：发票需注明 “USED”（二手）、设备型号、数量、用途；装箱单需详细列明每件设备的重量、尺寸及包装方式。
监管文件根据设备类别而定：限制类设备需提供 CCIC 证书及报告；特种设备需补充《特种设备制造许可证》或型式试验报告；3C 目录内设备需提供认证证书或免办证明。特殊文件如二手硬盘需提供数据清除证明（符合 NIST SP800-88 标准），非道路移动机械需提供排放达标证明。2025 年新规要求，所有单证需标注设备序列号及出厂日期，缺失将导致查验率飙升。
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