订舱是进口物流正式启动的核心环节，其核心是锁定舱位，确保货物按时出运。企业可自行向承运人（船公司、航空公司）订舱，也可委托货代公司办理。由于货代公司与各大承运人有着稳定的合作关系，能够凭借丰富的资源优势获取更优惠的运价与更可靠的舱位保障，因此多数中小企业会选择委托货代订舱。
订舱操作的具体流程如下：首先，企业向货代提供完整的货物信息，包括起运港、目的港、货物品名、重量、体积、预计出货时间、贸易术语等；货代根据这些信息向承运人提交订舱申请，待承运人确认后，会出具订舱确认书（SO），明确船名、航次、舱位、截关时间等关键信息；企业需根据订舱确认书的要求，通知海外供应商按时将货物送至指定地点（如港口仓库、货代指定的集装箱货运站）。
货物交付后，企业需全程跟踪出运状态。货代通常会提供货物跟踪服务，企业可通过货代获取货物装箱、报关、装船等实时信息。对于采用FOB术语的进口业务，企业还需及时为货物购买运输保险，根据货物价值与运输风险选择合适的保险险种（如平安险、水渍险、一切险），避免因货物在运输途中遭遇意外（如碰撞、沉没、自然灾害等）造成经济损失。例如，某进口企业采购一批精密电子元件，采用FOB上海术语进口，在货物装船前及时购买了一切险，运输途中因船舶颠簸导致部分元件受损，凭借保险单成功获得理赔，降低了损失。
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