进口物流的筹备工作始于贸易洽谈环节，这一阶段的核心目标是明确买卖双方的权利与义务，为后续物流操作划定清晰边界。首先，企业需与海外供应商确定合作细节，包括货物品名、规格、数量、质量标准、交付时间等核心要素，并签订正式贸易合同。合同中必须明确贸易术语，如FOB（船上交货）、CIF（成本、保险费加运费）、DAP（目的地交货）等，不同术语对应着不同的责任划分与费用承担方式，直接影响物流方案的设计。例如，采用FOB术语时，进口企业需自行负责订舱、运输及保险事宜；而CIF术语下，供应商需承担将货物运至目的港的运费与保险费，进口企业仅需负责目的港清关及后续环节。
同时，进口企业需提前核查货物的进口合规性，确认是否属于国家管制商品。对于需要前置审批的货物，如医疗器械、食品、动植物产品等，需提前向相关部门申请进口许可证、检疫审批单等文件，避免因证件缺失导致后续清关延误。此外，还需初步规划物流方案，根据货物属性（重量、体积、价值、紧急度）筛选合适的运输方式（海运、空运、快递或多式联运），并提前对接货代公司，了解航线、船期、运价等基础信息，为订舱环节做好准备。
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